Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?

Wszelkie dane zgromadzone podczas prowadzenia działalności są dobrem gospodarczym i nie mogą trafić w niepowołane ręce. Ilość wytwarzanych informacji jest na tyle ogromna, że sporym problemem jest nie tylko ich bezpieczne przechowywanie, ale także niszczenie. Jak niszczyć dokumentację, aby zapewnić ochronę danych?

Jak wygląda procedura niszczenia dokumentów?

Większość przedsiębiorstw nie posiada odpowiedniego wyposażenia oraz fachowej wiedzy, pozwalającej na wdrożenie bezpiecznych i efektywnych metod niszczenia dokumentów oraz różnego rodzaju nośników informacji. Z tego właśnie względu korzystają one z outsourcingu oferowanego przez firmy zajmujące się bezpieczną zbiórką oraz niszczeniem dokumentacji. Tego rodzaju usługi pozwalają w efektywny sposób zutylizować nawet najbardziej wrażliwe dane. Dokumentacja najczęściej niszczona jest etapowo, dzięki czemu zapewnione jest maksymalne bezpieczeństwo całego procesu. Większość firm świadczących tego rodzaju usługi dostarcza do firm specjalne, bezpieczne pojemniki aluminiowe lub z wysokogatunkowego plastiku, które następnie są sukcesywnie wymieniane. Każda wymiana jest protokołowana, a transport dokumentacji odbywa się odpowiednimi pojazdami. Przedsiębiorca może uczestniczyć w procesie niszczenia dokumentów, który odbywa się w strzeżonym i zabezpieczonym obiekcie. Utylizacja jest przeprowadzana przez odpowiednio przeszkolony oraz doświadczony personel.

Jakie dokumenty wymagają bezpiecznej utylizacji?

W każdym sektorze działalności zbierane i przechowywane są informacje, które zawierają dane osobowe. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest ich bezpieczne przechowywanie oraz usuwanie. Niestosowanie się do obowiązujących procedur niszczenia tego rodzaju danych może skutkować naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych. Do dokumentów oraz nośników danych, które należy zniszczyć w bezpieczny sposób zaliczane są: formularze i wnioski pracowników, faktury, legitymacje i odznaki, taśmy CD i CCTV, papier firmowy, ulotki i broszury, wizytówki, pamiętniki, biznesplany i plany marketingowe, plany budżetowe, wydrukowane maile, sprawozdania finansowe, wydrukowane bazy danych klientów, dokumentacja medyczna i zapisy dentystyczne, formularze zamówień, dzienniki obsługi klienta, akta, oświadczenia, dowody dostaw, zapisy dostawców oraz wszelkie inne dokumenty zawierające dane poufne, czyli nazwiska, adresy, numery telefonów itd.

Dokumentację przeznaczoną do zniszczenia dzieli się na trzy klasy zgodnie z obowiązujący normą DIN 66399. Każda klasa dokumentów ma inne wymagania w zakresie ochrony danych. Klasa pierwsza to dokumenty przeznaczone i dostępne dla większych grup. Ich nieupewnione ujawnienie ma niewielki negatywny wpływ na firmę. Najczęściej są to notatki, spersonalizowane reklamy, czy katalogi. Klasa druga określa dokumenty o wysokich wymaganiach ochrony dla danych wrażliwych. Ich ujawnienie może naruszać zobowiązania umów oraz mieć znaczący wpływ na firmę. Dotyczy to np. korespondencji ofertowej, wniosków, danych osobowych, czy zawiadomień. Klasa trzecia to dokumenty wysoce poufne i tajne, do których dostępna wąska grupa osób. Są to zwłaszcza sprawozdania finansowe, czy inne dane dotyczące finansów firmy.

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *