Dlaczego niszczenie dokumentów jest takie ważne?

W każdej firmie codziennie pojawia się wiele dokumentów zawierających informacje o różnym poziomie poufności. Raporty finansowe, faktury czy plany sprzedażowe to wewnętrzne dokumenty firmy, które często trzeba archiwizować. Szczególną ochroną prawną objęte są dokumenty, które zawierają dane osobowe. Jak przeprowadzić niszczenie dokumentów z zachowaniem wszystkich obowiązujących procedur?

Opracowywanie zasad niszczenia dokumentów

Na podstawie zawartych w przepisach prawach zasad niszczenia dokumentów, należy opracować swoisty kodeks zawierający szczegółowe wytyczne w tej kwestii. Niewłaściwe i niezgodne z prawem przechowywanie tego typu dokumentów jest zagrożone karą. Niedopuszczalne jest, by pracownicy oglądali dokumenty aplikacyjne i wymieniali się uwagami na ten temat. Musimy pamiętać, że jeśli nie zamierzamy zatrudnić kandydata, a w przyszłości nie planujemy naboru na podobne stanowisko, ustawa zobowiązuje nas do niszczenia dokumentów tego typu. Określmy, czy dane będziemy niszczyć na miejscu, czy też zlecimy to zewnętrznej firmie. Jeśli wybierzemy to drugie rozwiązanie, musimy jasno zapisać, jak je przewieźć do miejsca docelowego. Ponadto, firma musi być sprawdzona i godna zaufania, więc dobrze sprawdźmy jej referencja, zanim dokumenty wyślemy w podróż. Co bardzo ważne, transport musi odbywać się w bezpiecznych warunkach, a my możemy uczestniczyć w niszczeniu dokumentów, które dostarczyliśmy.

Niszczenie dokumenty elektronicznych

Obecnie wiele dokumentów przechowujemy w formie elektronicznej. Także dokumenty aplikacyjne przesyłane są na adres e-mail, a możemy przeglądać je za pośrednictwem smartfona lub tabletu.

Dokumenty często automatycznie zapisują się w pamięci urządzania i nawet jeśli je usuniemy, wprawny informatyk z pewnością odtworzy dane. Złodzieje danych mogą wykraść informacje, a jeśli nasza nieostrożność będzie powodem ich przejęcia, poniesiemy karę. Kupując niszczarkę do firmy, wybierzmy taki sprzęt, który, w razie potrzeby, usunie wszystkie nośniki używane w firmie, a niszczenie dokumentów będzie skuteczne. Wybierzmy także urządzenie odpowiednie do klasy ochrony, jaką są objęte niszczone dokumenty. Im wyższa klasa, tym drobniej muszą być pocięte druki. Niszczarka powinna stać na tyle blisko stanowisk pracy, by pracownicy mogli skorzystać z niej w każdej chwili i nie odkładali dokumentów, które trzeba zniszczyć.

Dane osobowe to dane wrażliwe, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce, gdyż może dojść nawet do kradzieży tożsamości. Pamiętajmy, że, zgodnie z procedurami, niszczenie dokumentów jest naszym obowiązkiem.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *