Jak długo i jakie dokumenty pracownicze przechowywać?

Według przepisów, pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych. Akta osobowe pracowników należy archiwizować w warunkach, które nie grożą ich uszkodzeniem i zniszczeniem. Jesteś właścicielem firmy i zatrudniasz pracowników? Przeczytaj, które dokumenty i jak długo powinieneś zatrzymać. 

 

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

Za dokumentację pracowniczą uznaje się dokumentację osobową oraz dokumentację płacową, zawierającą informacje na temat wypłacanego wynagrodzenia. W skład dokumentacji osobowej wchodzą ewidencje, kartoteki, akta osobowe oraz wykazy, które były zbierane przez pracodawcę w okresie zatrudnienia. Ważne są również papiery, na podstawie których ustala się podstawy wysokości emerytury lub renty. Każdy pracownik ma prowadzone oddzielne akta osobowe. Zazwyczaj przechowuje się je w postaci teczki personalnej, która zawiera trzy rodzaje dokumentów: dokumenty, które związane były z czasem, kiedy osoba zatrudniona ubiegała się o pracę; dokumentacja potwierdzająca zatrudnienie i pochodząca z czasu trwania stosunku pracy oraz dokumenty z momentu rozwiązania umowy.

Przechowywanie dokumentów pracowniczych

przechowywanie dokumentów pracowniczychKodeks pracy nakazuje, aby akta osobowe pracowników przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat od dnia, w którym zakończono stosunek pracy. Podobnie jest z dokumentacją płacową, którą również należy archiwizować przez okres 50 lat, licząc od momentu jej wytworzenia. W skład akt osobowych wchodzą również dokumenty związane z ewidencją czasu pracy osoby zatrudnionej czy karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego. Do przechowywania dokumentów pracowniczych jest przeznaczone archiwum zakładowe. Jeżeli firma likwiduje swoją działalność bądź upada, to pracodawca jest zobowiązany, aby wskazać podmiot, który będzie się tym przechowywaniem zajmował. Po upływie 50 lat, gromadzone dokumenty są poddawane ekspertyzie przez archiwum państwowe. Niektóra dokumentacja, ze względu na swoją treść, może trafić do państwowego zasobu archiwalnego. Na pracodawcę, który ignoruje przepisy i nie gromadzi dokumentacji pracowniczej, mogą zostać nałożone kary w postaci grzywny nawet do 30 tysięcy złotych! Poszkodowany pracownik może także dochodzić odszkodowania od swojego byłego pracodawcy.

Przepisów związanych z gromadzeniem dokumentacji pracowniczej nie należy ignorować. Dokumentację osobową oraz płacową pracownika należy archiwizować przez okres 50 lat od czasu rozwiązania stosunku pracy. Za niedopełnienie tego obowiązku grozi kara w postaci wysokiej grzywny.

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *