Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe

W każdej z firm codziennie pojawia się wiele dokumentów zawierających informacje o różnym poziomie poufności. Należą do nich raporty finansowe, faktury, plany sprzedażowe, a także dokumenty, które zawierają dane osobowe (na przykład CV i listy motywacyjne). Te ostatnie objęte są szczególną ochroną prawną. Jak więc musi wyglądać niszczenie dokumentów z zachowaniem wszystkich obowiązujących procedur?

Opracowywanie zasad niszczenia dokumentów

Osoba, która zna przepisy prawne dotyczące niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe powinna uczestniczyć w tworzeniu dokumentu, który będzie zawierał szczegółowe wytyczne w tej kwestii. Jeśli prowadzimy firmę, pamiętajmy, że niewłaściwe i niezgodne z prawem przechowywanie tego typu dokumentów jest zagrożone karą. Wszystkich pracowników powinniśmy odpowiednio przeszkolić. Niedopuszczalne jest, dla przykładu, by pracownicy oglądali dokumenty aplikacyjne i wymieniali się uwagami na ten temat. Musimy pamiętać, że jeśli nie zamierzamy zatrudnić kandydata, a w przyszłości nie planujemy naboru na podobne stanowisko, ustawa zobowiązuje nas do niszczenia dokumentów tego typu. Określmy, czy dane będziemy niszczyć na miejscu, czy też zlecimy to zewnętrznej firmie. Jeśli wybierzemy to drugie rozwiązanie, musimy jasno zapisać, jak je przewieźć do miejsca docelowego. Zanim podejmiemy decyzję, sprawdźmy, co w tej sprawie mówi stosowna ustawa. Transport musi odbywać się w bezpiecznych warunkach, a my możemy uczestniczyć w niszczeniu dokumentów, które dostarczyliśmy.

A file cabinet and lots of shredded paper.

Jak niszczyć dokumenty elektroniczne?

Postęp cywilizacyjny sprawił, iż wiele dokumentów przechowujemy w formie elektronicznej. Także dokumenty aplikacyjne przesyłane są na adres e-mail, a odczytać możemy je nawet w telefonie. Musimy pamiętać, że zapisują się one w pamięci urządzania i nawet jeśli je usuniemy, wprawny informatyk z pewnością odtworzy dane. Jest to wręcz zaproszenie dla złodziei danych, a jeśli nasza nieostrożność będzie powodem przejęcia tego typu informacji, poniesiemy za to karę.  Kupując niszczarkę do firmy, wybierzmy taki sprzęt, który, w razie potrzeby, usunie wszystkie nośniki używane w firmie, a niszczenie dokumentów będzie skuteczne. Wybierzmy także urządzenie odpowiednie do klasy ochrony, jaką są objęte niszczone dokumenty. Im wyższa klasa, tym drobniej muszą być pocięte druki. Dobrze wybierzmy również miejsce, w którym umieścimy niszczarkę. Musi ona być na tyle blisko stanowisk pracy, by pracownicy mogli skorzystać z niej w każdej chwili i nie odkładali dokumentów, które trzeba zniszczyć.

Dane osobowe to tak zwane dane wrażliwe, które nie mogą dostać się w niepowołane ręce, gdyż może dojść nawet do kradzieży tożsamości. Pamiętajmy, że zgodnie z procedurami, niszczenie dokumentów jest naszym obowiązkiem.

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *