Po co robi się inwentaryzacje?

Inwentaryzacja to proces, mający na celu ustalenie faktycznego stanu majątkowego danego przedsiębiorstwa. Działanie to może mieć charakter podsumowujący lub sprawdzający. Pomocnym narzędziem do przeprowadzania skutecznej inwentaryzacji jest dobry program magazynowy.

Czym jest inwentaryzacja?

W dużym uproszczeniu – inwentaryzacja polega na szczegółowym spisaniu wszystkich składników aktualnego stanu majątkowego danego przedsiębiorstwa. Celem dokonania spisu jest uporządkowanie i porównanie danych. Dokument pozwala też jasno określić zakres przychodów, ewentualnych strat i braków w zestawieniach towarów. Podstawowe formy inwentaryzacji to: spis z natury, potwierdzenie stanów sald, weryfikacja dokumentów źródłowych.

 

Kto i w jakich okolicznościach przeprowadza inwentaryzację?

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji jest określony w rozporządzeniach Ministerstwa Finansów. Spis musi być przeprowadzony przez wszystkie podmioty gospodarcze, prowadzące księgi rachunkowe, czyli m.in.:

  • osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą,
  • spółki cywilne i osobowe prawa handlowego,
  • osoby prawne,
  • jednostki organizacyjne, nieposiadające osobowości prawnej,
  • oddziały zagranicznych przedsiębiorstw.

Każda z powyższych jednostek jest zobowiązana do przeprowadzania inwentaryzacji przynajmniej raz w danym roku obrotowym (najczęściej jest to ostatni dzień roku obrachunkowego). Dokument sporządza się także na rozpoczęcie działalności gospodarczej i m.in. podczas przejmowania magazynu.

Oprócz obowiązkowych spisów rocznych przeprowadza się także inwentaryzacje okresowe lub zadaniowe (np. w trakcie zmiany podmiotu odpowiedzialnego za opiekę nad magazynem). Dokonanie weryfikacji może też okazać się konieczne w nagłych przypadkach (zgłoszenie kradzieży, utrata części majątku). Osoby fizyczne, które prowadzą działalność, ale nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, na koniec roku obrotowego przeprowadzają remanent.

 

program magazynowy
Program do wystawiania faktur (źródło: reset2.pl)

Etapy sporządzania inwentaryzacji

Poszczególne elementy inwentaryzacji są podobne, chociaż sam przebieg procesu może się różnić np. w zależności od wielkości i charakteru przedsiębiorstwa. Jednoosobowa działalność gospodarcza wymaga prostych rozwiązań, duże przedsiębiorstwo sprzedażowe – skomplikowanych, wieloetapowych mechanizmów. Do najważniejszych etapów inwentaryzacji należy m.in.:

  • powołanie komisji inwentaryzacyjnej,
  • opracowanie harmonogramu prac,
  • przygotowanie i zestawienie poszczególnych elementów majątkowych,
  • przeprowadzanie spisów rzeczowych,
  • porównanie zapisów księgowych ze stanem faktycznym,
  • wykazanie szkód lub braków majątkowych,
  • sprawdzenie sald.

W przypadku małych lub średnich przedsiębiorstw wystarczy zazwyczaj dokonanie podsumowujących rozliczeń w programie magazynowym. Większość nowoczesnych programów dokonuje automatycznych podsumowań, skracając czas przygotowywania i tworzenia tzw. spisów z natury oraz inwentaryzacji, przeprowadzanych na koniec roku obrotowego. Wystarczy regularne dokonywanie wpisów i dbałość o wprowadzanie poprawnych dat, kwot oraz ilości przechowywanych towarów. Regularne inwentaryzacje okresowe mogą okazać się także pomocne przy ewentualnej kontroli urzędu skarbowego.

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *